Importancia de la Administración de Proyectos en las PYMES

Segunda Parte

Como lo platicábamos en nuestra entrega anterior, la gestión de proyectos puede llevarse a cabo para lograr uno o varios objetivos o un objetivo con varios Proyectos en una Planeación Estratégica.

Aunque no necesariamente un proyecto puede provenir de un objetivo estratégico. Muchos profesionales certificados o estudiosos de las metodologías de proyectos, laboran en empresas Micro o PYMEs, que no tienen en su agenda organizacional una Planeación Estratégica.

Estos profesionales usan metodologías de proyectos en requerimientos por parte de clientes y proveedores, en nuevas regulaciones gubernamentales o en mejoras de crecimiento per se de la empresa.

Los requerimientos pueden ser muy variados, así como, el perfil profesional del administrador de proyectos. Entre los requerimientos podemos encontrar:

1. Nuevos sistemas informáticos que gestionen los procesos contables-financieros, de ventas, compras, etc.,
2. Regulaciones de gobierno, tal como el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI 4.0) en México, o la contabilidad electrónica requerida por muchos Ministerios de recaudación de impuestos en países de América Latina, etc.
3. Compras de equipos especializados para procesos productivos, remodelación en la compra de inmuebles o renta de oficinas, bodegas o naves industriales.

El perfil profesional del administrador de proyectos que podemos encontrar para los puntos anteriores son:

1. Ingenieros en Sistemas, Eléctricos, Electrónicos, Actuarios, Licenciados en Informática, etc.
2. Químicos, Contadores, Licenciados en Administración, Abogados, Licenciados en Relaciones Internacionales, etc.
3. Licenciados en Administración, Arquitectos, Químicos, etc.

¿Pero que es un Proyecto?

De acuerdo al Project Management Institute, un Proyecto es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un nuevo producto, servicio o resultado. La naturaleza temporal de un proyecto indica que un proyecto tiene un inicio y un fin bien definido (A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE, 2013).

Es decir, cada requerimiento importante nuevo, como por ejemplo, rentar un inmueble para establecer una nueva oficina foránea que lleve a cabo operaciones comerciales, cae sobre el concepto de proyectos, ya que esta nueva sucursal deberá ser remodelada, diseñada para la asignación de espacios del personal, compra de mobiliario, identificación de señalamientos de evacuación, servicio de voz, datos, seguridad, etc. El proyecto es el resultado de entregar la oficina operando de acuerdo a los parámetros de costos y tiempos preestablecidos.

Parece muy fácil porque es solo rentar y remodelar una oficina, pero hagamos las siguientes preguntas:

1. ¿Se tiene una visión clara de por qué y para qué rentar una oficina?
2. ¿Cuál será la ubicación de la oficina a rentar?
3. ¿Está estratégicamente ubicada?
4. ¿Es una zona segura?
5. ¿Cuáles son la implicaciones y reglamentaciones gubernamentales?
6. ¿Cuenta con los servicios urbanos mínimos?
7. ¿Los accesos de transportes público o privado son accesibles, para clientes, proveedores y empleados?
8. ¿Quién financiará el proyecto?
9. ¿Quién será el responsable del proyecto?
10. ¿Quiénes son los interesados del proyecto?
11. ¿Cuánto costará el proyecto?
12. ¿En cuánto tiempo estará listo?
13. Etc.

Esto ya no parece tan fácil al haber hecho las preguntas anteriores. Para eso existen diferentes metodologías de proyecto, como PMI, PMI Ágil, Scrum, Prince2, Six Sigma, etc., que pueden estructurar, dar visibilidad, alcance, así como, los tiempos y presupuestos estimados del proyecto.

Ahora bien, una Metodología o Administración de Proyecto se define como la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir los requisitos del proyecto (A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE, 2013).

La administración de proyectos PMI, se divide en cinco grupos de proceso (que no se debe de confundir con el diseño de las fases de un proyecto) y 47 procesos de proyectos agrupados lógicamente.

Estos cinco grupos de procesos son:

1. Inicio
2. Planeación
3. Ejecución
4. Monitoreo y Control
5. Cierre

En el grupo de proceso de inicio se plantean las necesidades del nuevo producto o servicio a realizar, se presenta el proyecto o anteproyecto para llevar a cabo el producto o servicio, en este grupo de incio se autoriza el proyecto (kick off), se identifican a los interesados a los que beneficiará el proyecto, se presenta el presupuesto inicial estimado, se define al patrocinador y administrador del proyecto. En empresas micro y PYME por lo regular no se elabora un documento de declaración de proyecto, pero es recomendable hacerlo.

En el grupo de proceso de planeación, se detallan los requerimientos y objetivos del proyecto, se establecen las fases del proyecto y designan las actividades, sus responsables, los tiempos y los costos. Con los tiempos de las actividades obtendremos el alcance del proyecto y con los costos de las actividades obtendremos un presupuesto más cercano a la realidad, aunque probablemente no el definitivo.

El proceso de planeación conlleva los planes y los documentos de los planes de proyectos, es decir, el proceso de planeación, se compone de planes y documentos de planes de proyecto, los que abarcan entre otros, el plan de riesgos y el documento de plan de riesgos, el plan de los interesados (stakeholders) y el documento de plan de interesados del proyecto, el plan de comunicación y el documento del plan de comunicación, el plan de actividades, tiempos y costos y el documento del plan de actividades, tiempos y costos, etc.

En el grupo de proceso de ejecución, se realizan todos los trabajos necesarios para cumplir las actividades planeadas en el proyecto.

En el grupo de proceso de monitoreo y control, se revisa el avance de las actividades realizadas y se compara contras las actividades planeadas para obtener el avance real del proyecto y determinar qué medidas de ajuste tomar en caso de que el proyecto tenga alguna desviación.

El proceso de monitoreo y control supervisa y genera controles a los otros cuatro grupos de procesos, por ejemplo, en el proceso de ejecución se puede reconocer si alguna de las reglas de negocio no se tomaron en cuenta, que no se requerían o que no se detallaron, lo que provocará de un mayor esfuerzo en capital humano, de tiempo, costo, cambiando así el alcance y el presupuesto del proyecto.

En estas circunstancias, el grupo de proceso de monitoreo y control, registra los cambios, solicita la modificación al documento de planeación para que se ajuste el alcance y el presupuesto y se reevalúe de nuevo el plan de administración del proyecto y el avance del mismo.

El proceso de monitoreo y control no solo está al pendiente de los costos y tiempos, también está en constante revisión de la evaluación de riegos, tanto los planteados en el documento de plan de riesgos, como los nuevos riegos que se presentan y nunca se imaginaron. Otro monitoreo que se hace es sobre el documento de plan de comunicación y del documento del plan de los interesados del proyecto, entre otros.

En el grupo de proceso de cierre se da la terminación formal del proyecto, se entrega la documentación y se firma como entregada de cada fase liberada del proyecto, se hace una retrospección de la buenas y malas prácticas de proyecto y se registra en el documento de lecciones aprendidas, que dará experiencia en futuros proyectos.

Si el proyecto es grande, se finiquitan los adeudos, se entregan los manuales de usuario, se da el control del producto final o servicio a los usuarios que llevaran la operación de dicho producto o servicio, etc.

En cada uno de estos grupos de procesos (Inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre) se ejecutan los llamados procesos del proyecto. Un proceso es un conjunto de acciones interrelacionadas y actividades llevadas a cabo para crear un producto específico, servicio o resultado. Cada proceso tiene sus entradas, herramientas y técnicas que pueden ser aplicadas para obtener un resultado (A GUIDE TO THE PROJECT MANAGEMENT BODY OF KNOWLEDGE, 2013).

La administración de Proyectos PMI es muy completa y puede ser utilizada en diferentes sectores industriales, de gobierno o empresas de servicios, pero no es necesario ser muy ortodoxo para utilizar esta metodología de proyecto, se puede y se debe de tomar solo lo qué de sentido y resultados al llevar a cabo un proyecto, esto pensando principalmente en las micro, pequeña y medianas empresas.

Hay infinidad de cosas que tomar en cuenta para un proyecto, una de las principales es comprender y entender lo que se va a realizar, ya sea un producto, un servicio o un resultado, al saber que se va a hacer se planea y se dimensiona el alcance del proyecto.

Si en el proceso de planeación no se considera la mayor parte de los requerimientos, el alcance del proyecto puede sufrir modificaciones constantes provocando que muchos de los avances en la entrega del producto o servicio puedan cambiar, inclusive cambiar completamente, eso sin considerar el incremento en el presupuesto final y los tiempos de entrega del proyecto.

La evaluación de riesgos es otro punto importante en la administración de proyecto, se debe de evaluar que sucesos internos o externos, puedan provocar que se retrase o que se cancele el proyecto.

Para evaluar riesgos regresemos al tema de la nueva oficina y aprovechar las preguntas realizadas:

1. ¿Está estratégicamente ubicada?
2. ¿Es una zona segura?
3. ¿Cuáles son la implicaciones y reglamentaciones gubernamentales?
4. ¿Cuenta con los servicios urbanos mínimos?

Estas preguntas implican riesgos que pueden suceder si no se evalúa la problemática real, pero estos riesgos en sí siempre tienen un transfondo económico; se podría considerar que es una zona insegura porque es una colonia de bajos recursos y por lo tanto la renta es baja o se puede considerar no segura porque se encuentra en una zona sísmica con renta alta, pero que da un valor de plusvalía a la compañía.

En tales casos se evalúa el riesgo y se toman medidas para mitigar el riesgo, para el caso de la colonia de bajos recurso la mitigación del riesgo es colocar cámaras de seguridad, controles de accesos y alarmas de intrusos, con vigilancia monitoreada las 24 hrs del día los 365 días al año y/o contratando seguridad privada de tiempo completo, con esto se minimiza el riesgo de que alguien quiera irrumpir en un sitio bien vigilado.

Para finalizar el tema de “la importancia de la administración de proyectos en las PYMES”, es fundamental contar con el personal calificado, ya sean colaboradores al interior de la empresa o de proveedores expertos en la materia, esto dará un alto grado de seguridad de que el producto final a entregar sea de la calidad planteada y planeada en el proyecto.