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Importancia de la Administración de Proyectos en las PYMES

Primera Parte

En 2019 los Censos Económicos identificaron en México 4.9 millones de establecimientos del sector privado y paraestatal, de los cuales 99.8% pertenecían al conjunto de establecimientos micro, pequeños y medianos. (INEGI, (2021 Pag. 4), COMUNICADO DE PRENSA NÚM. 790/21.

Entre las micro se encuentran las tiendas de conveniencia, establecimientos pequeños de comida y todos aquellos emprendedores que cuentan con menos de 10 personas (ENEGI, [IDEM 2021, Pag. 15]). Por otro lado, y que es el tema del presente artículo, las PYMES, son empresas que cuentan entre 11 y 100 empleados específicamente en el sector servicios.
Muchas de estas PYMES han logrado pasar del periodo de los 3 años vida y lograr subsistir en el tiempo, esto principalmente a través de oportunidades de negocio que incrementan la rentabilidad de la organización, pero que en muchos de los casos no cuentan o no tienen una administración adecuada, que al pasar el ciclo de la abundancia disminuyen su capacidad operativa o de servicios y por lo tanto a la reducción de la plantilla laboral, entre otros rubros.
Las PYMES que han pasado por estas etapas, buscan en los procesos de Administración Estratégica o Planeación Estratégica, tener organizaciones saludables, implementando mecanismos de gestión como la MISIÓN, VISIÓN, OBJETIVOS, VALORES y POLÍTICAS DE CALIDAD.

La MISIÓN es el ser de la empresa, “quienes somos”, “a que nos dedicamos”, es decir el CORE, en lo que se tiene el expertise, aunado a la responsabilidad social y el cuidado del medio ambiente.

La VISIÓN de la empresa, es hacia donde se quiere ir a partir de donde se está, el “quiénes somos”. En otras palabras, la Misión es el SER (AS IS) y la Visión es el QUERES SER (TO BE).
La visión determina, el cuánto, el qué, el lugar que se quiere estar dentro del sector donde se desenvuelve la empresa, así como, establecer el plazo de tiempo en el que se desea llegar a esa visión.
Como se observa, la visión establece el qué, el cuánto y el cuándo, por ejemplo: “Ser la empresa comercializadora de cemento número tres de las PYMES en México, en el transcurso de 2 años”.
Esto debe valorarse de acuerdo a la posición actual de la empresa en el sector. Sería muy ambicioso estar en la posición número 50, contar con un capital menor comparado con el Top Ten de las empresas del medio y querer a llegar a ser el número uno en el año en curso o al siguiente año, sin la inversión necesaria para estar en ese Top Ten. La visión deber tener un alcance real. Otro ejemplo sería: “Incrementar en 20% las ventas para el periodo 2022-2023”.
Los ejemplos anteriores son sencillos, didácticos, en la práctica la visión conlleva más detalles que darán pauta a la generación de los Objetivos.

LOS OBJETIVOS por otro lado, van establecer los mecanismos de cómo lograr o llegar la visión lo más cercano posible a la realidad. Los objetivos deben ser claros, precisos, medibles y siempre orientados hacia la visión.
Siguiendo con el ejemplo de la comercializadora de cemento y complementado la visión esta quedaría: “Ser la empresa comercializadora de cemento número tres de las PYMES en México, en el transcurso de 2 años, pasando de las 10 sucursales actuales, a 30 sucursales en las principales ciudades del país que cuenten con más de 500,000 habitantes y que el crecimiento urbano sea sostenible, esto a través del incremento de la participación accionaria, para poder contar con un inventario promedio que cumpla con la demanda de los consumidores locales, rentando y adecuando los 20 inmuebles (como establece la Política de Calidad) en cada una de estas ciudades; fortaleciendo Las Tecnologías de la Información de la Organización que permita centralizar los procesos administrativos (Compras, Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Inventarios y Contabilidad) , de Ventas (Facturación, CRM) y de Inteligencias de Negocios (Business Intelligence)”.

Los Objetivos principales que se pueden obtener de esta Visión son los siguientes:

  1. Estudio de Mercado que vislumbre las 20 ciudades en crecimiento urbano Público y Privado, estableciendo estadísticas de consumo que permita tener un inventario promedio por cada una de estas 20 sucursales. Este objetivo deberá ser entregado antes del primer bimestre del primer año.
  2. Con el Estudio de Mercado (del cual se tuvo que hacer una inversión inicial), desarrollar un Plan Financiero que defina la inversión que se deberá realizar en el primer año para las primeras 5 sucursales y la inversión necesaria para establecer las restantes 15 sucursales para el segundo año. El Plan Financiero deberá ser entregado antes del primer trimestre del primer año.
  3. Establecer el Plan Financiero que permita la infraestructura de Redes Locales, Servicios de Telecomunicaciones y de Seguridad de la Información en cada una sucursal, así como, la adquisición de un Sistema Empresarial (ERP) , que controle los procesos administrativos, operativos y logísticos; la compra de un Sistema de Administración de Clientes (CRM) que permita a Ventas gestionar a los clientes actuales y tener la cartera de los clientes potenciales, la compras de un Sistema de Inteligencia de Negocios (BI) que de información estratégica a la Alta Dirección. El Plan financiero deberá entregarse antes del primer semestre del primer año.
  4. Con los Planes Financieros de los puntos 2 y 3, se tendrá la información que determine la inversión requerida, que se deberá aportar de acuerdo a contratos y finalización de hitos de proyectos.

Los Objetivos van acotando lo deseado por la Visión, pero esta acotación no es el último nivel, para logra cada uno de estos Objetivos, se establecen Proyectos (Administración de Proyectos) para poder cumplir con el requerimiento del objetivo en tiempo, en forma, en presupuesto.
Los Proyectos establecen la descripción a detalle de cada objetivo, especificando fases, que tendrán actividades, responsables, tiempos y costos.

Es importante mencionar que pueden existir objetivos con una alta complejidad que van a requerir cumplirse con uno o más Proyectos, tal es el caso del Objetivo 3 del ejemplo que por lo menos requiere de 5 proyectos.
señalar que debido a la complejidad de un objetivo este puede conformarse por varios proyectos.
Por último, los costos del o de los proyectos deberán ir apegados al Plan Financiero del Objetivo.
En la siguiente entrega ahondaremos la Administración de Proyectos para PYMES.

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Ing. Juan Gabriel Sánchez Romero

Ingeniero en Computación, Egresado de la Facultad de Ingeniera en Computación UNAM, Posgrado en Administración de Organizaciones, Facultad de Contaduría y Administración UNAM.
Gerente de IT en OCAMPO GRUPO ADUANAL desde 2017.
Contacto: gestion.tie@ocampo.mx.
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