Reuniones, reuniones, reuniones… Soy el hombre reunión, siempre estoy en reuniones, reuniones dentro de reuniones… escuchamos en cientos de videos de TikTok. ¿Sientes que algo no está bien con las reuniones? No estás solo, varios estudios han revelado la gran pérdida de tiempo y productividad que acompañan a las reuniones, como lo muestra este interesante gráfico de un estudio realizado a una gran empresa que cuantifica en horas el impacto de una reunión y las reuniones consecuentes.
¡Perfecto! ¡Entonces dejémonos de reunir! No tan rápido… las reuniones son parte esencial de las herramientas que tenemos para colaborar efectivamente en nuestras organizaciones, como lo menciona Amy Gallo, autora del libro “HBR Guide to Dealing with Conflict” en el artículo titulado “The Condesed Guide to Running Meetings” del HBR, es muy útil considerar varios factores sobre la convocatoria, participantes, duración y formato, para que nuestras reuniones sean productivas y exitosas.
En este blog, me gustaría centrarme en 2 de los puntos mencionados por Amy Gallo, los cuales estoy seguro te serán de utilidad si estás buscando fomentar la colaboración y optimizar el tiempo de tu equipo.
Somos los que somos y estamos los que estamos
A veces sentimos la necesidad de convocar a miembros del equipo solo para que estén informados y no para que tengan una participación directa. De hecho, no se recomienda sostener reuniones para actualizar “status” de tareas. Mantengamos las reuniones pequeñas, solo con las personas que sean relevantes a la conversación y de las cuales se espera una intervención activa.
Asistir no es estar, el evitar hacer uso de dispositivos móviles puede aumentar la concentración de los participantes en el momento y no repetir conceptos o temas, lo cual invariablemente lleva a una pérdida de tiempo y en ocasiones puede interpretarse como una falta de respeto al expositor en turno, lo cual deteriora poco a poco las relaciones personales dentro del equipo.
Toda reunión debe de ir acompañada de un objetivo, agenda y mecanismos de seguimiento como minutas, que le permitan a los participantes conocer las tareas específicas a llevar a cabo. Existen muchas plataformas que integran las mejores prácticas de documentación y seguimiento de reuniones, te recomiendo explorarlas y te comparto la que yo uso, Magic Minutes.
Menos es mas
Desde la escuela lo sabemos… a menos que estemos siendo parte de un reto intelectual o una actividad que requiera de nuestra total atención por las consecuencias inmediatas, como escalada en roca, el tiempo que podemos estar 100% atentos en una reunión es limitado, por lo que se recomienda mantener las reuniones breves, de ser posible no más de una hora, y dentro de la agenda, procurar la participación de todos, distintas opiniones robustecen el proceso y para la mayoría de nosotros es muy agradable que nuestras aportaciones sean consideradas.
Por último, me gustaría compartir un pequeño gráfico que te puede ayudar a evaluar el canal de comunicación a utilizar para el objetivo que quieres lograr, tal vez si haces las preguntas correctas, una reunión puede ser sustituida por un correo o una comunicación unidireccional, ahorrando mucho tiempo a tu equipo y a la organización.
¡Gracias! Y te esperamos en nuestra siguiente entrada del Blog Ocampo.
Rodrigo Caramazana
Gerente de Marketing
Ocampo Grupo Aduanal S.A. de C.V.